Jak się ogarnąć, kiedy twoje życie to jeden wielki chaos? Najlepsze triki na organizację czasu

Wszyscy mamy swoje sprawy. Szkołę, studia, pracę, obowiązki, które sprawiają, że cały dzień wydaje się być zapełniony i masz wrażenie, że nie jesteś wepchnąć nawet szpilki w swój harmonogram. Cały czas myślisz, że od jutra zmienisz swoje życie, zaczniesz planować, chodzić na fitness, uczyć się angielskiego, pisać bloga, a potem wszystko idzie w cholerę, bo codzienne obowiązki sprawiają, że jedyne, na co masz ochotę, to odpalenie kolejnego odcinka “Kto poślubi mojego syna?”. Brzmi znajomo?
Sztama, to jest nas już dwójka.

Jak z mistrza organizacji przekształcić się w wielką, nieogarniętą bałaganiarę, która przestaje pamiętać, jak się nazywa? Wystarczy przez kilka dni olać organizację, włączyć się do kilku nowych projektów, raz zaspać i potem już samo leci. Naprawdę. Nawet nie zauważasz kiedy obowiązki zaczynają przygniatać cię jak lawina, a ty codziennie obiecujesz sobie, że coś z tym zrobisz i każdego dnia odkładasz to na cudowne “rano”.
Tylko, że ten idealny poranek, w trakcie którego nadganiasz wszystkie swoje rzeczy nigdy nie nadchodzi.

 

JAK OGARNĄĆ SWÓJ CHAOS, KIEDY MAM ZA DUŻO RZECZY?

Dobra. A więc stało się. Zrąbaliśmy obydwoje, jesteśmy zasypani lawiną obowiązków do zrobienia, nasz kalendarz świeci pustkami i mamy tyle do zrobienia, że nie wiadomo od czego zacząć. Zdarza się. Najważniejsza jest jedna rzecz, którą musisz zrobić własnie teraz, żeby zacząć projekt Ogarnianie Mojego Życia.

Zrób sobie herbatę. Mówię serio, no. Idź do kuchni i zrób sobie herbatę. Ja w chwilach lawiny obowiązków i dni pod tytułem Mam-Doła-Bo-Mam-Za-Dużo-Rzeczy muszę zacząć od herbaty, bo inaczej zaczynam panikować (“Nie zdążę z niczym, tego jest tak dużo, że nie dam rady!”). Więc, najważniejsza jest herbata.

A potem wystarczy podążać za wskazówkami.

MAM ZA DUŻO ZADAŃ – PIERWSZA POMOC

Do wszystkiego potrzebny ci będzie kalendarz lub planner. Nie masz? Nic straconego, tutaj znajdziesz mnóstwo darmowych plannerów do wydrukowania – Jak znaleźć planner idealny? Darmowe plannery do wydrukowania.

1. Usiądź (oczywiście z herbatą) i wypisz na kartce wszystko, co musisz zrobić.
2. Teraz czas na grupowanie zadań – bardzo przydatne przy każdej organizacji czasu. Zadania podziel na bardzo, bardzo pilne (najlepiej, żeby były zrobione teraz lub w ciągu najbliższej doby), pilne (do zrobienia w ciągu jednego dnia), ważne (do zrobienia w ciągu 1,5-2 dni), średnio ważne (do zrobienia w 2-4 dni) oraz błahe (do zrobienia w ciągu tygodnia albo nawet dwóch). Ważne, żeby na liście było naprawdę wszystko, co tylko musisz zrobić, razem z takimi pierdołami jak kupienie żarówki, którą masz kupić już od tygodnia czy zadzwonienie do cioci Stasi, bo ma urodziny.
3. Otwórz kalendarz. Ulokuj zadania błahe, średnio ważne oraz ważne – po prostu przypisz je do konkretnych dat. Wiesz, kupienie żarówki w środę, wysłanie smsa do mamy w sobotę. 
4. Zastanów się, kiedy KONKRETNIE masz zrobić te zapisane zadania. Kiedy masz na nie czas? SZCZERZE. Uwaga, tutaj największy błąd, jaki robią ludzie: zakładają, że wstaną trzy godziny wcześniej, obiecują sobie, że skoczą gdzieś po całym dniu pracy i tak dalej. Dajcie spokój, to nigdy nie działa, błagam was. Najważniejsze, to bycie realistą w trakcie planowania. Konkret- kiedy możesz coś zrobić? Może uda ci się jednocześnie jechać do szkoły i po drodze oddać książki do biblioteki? Albo zadzwonić do cioci Steni w trakcie robienia zakupów? Multizadaniowość to świetne rozwiązanie i warto z tego korzystać.
5. Kiedy zadania błahe, średnio ważne oraz ważne są już zapisane, czas na zajęcia się zadaniami pilnymi i bardzo pilnymi. Zainstaluj na telefonie listę zadań lub zrób sobie taką w notesie: zadania bardzo pilne rozpisz na najbliższą dobę – im szybciej się za nie zabierzesz, tym lepiej, ale pamiętaj o zasadzie “bądź realistą”. Nie zapisuj 15 zadań na następne 3 godziny, skoro dobrze wiesz, że nie dasz rady się tak szybko wyrobić. To bez sensu. Tylko się zniechęcisz i znów wszystko pójdzie na marne.
6. Pilne zadania rozłóż na następny dzień oraz poranek dnia następnego po nim.

   

7. Jak zacząć działać? Na pewno jesteś przytłoczony ilością obowiązków – nic dziwnego. Nastaw stoper na 20 minut i zacznij robić pierwsze zadanie z listy. Jeżeli się wkręcisz – rób dalej, jeżeli czujesz się po 20 minutach przytłoczony, zrób 40 minut przerwy i przeznacz je naprawdę na rozrywkę – obejrzyj serial, pograj w coś, wyjdź na spacer. Nie siedź i nie gap się w książki/komputer w oczekiwaniu na wenę, bo to tak nie działa, niestety. Czasami marnuję dwie godziny na gapienie się w worda. A wystarczy zrobić sobie przerwę i gwarantuję, że efekty są dużo lepsze – wcale nie zmarnujesz tego czasu!

JAK BYĆ ZAWSZE ZORGANIZOWANYM I OGARNIAĆ SWÓJ CHAOS?

Dobra, ale wszyscy wiemy, że nikt z nas nie lubi sytuacji tego typu – lepiej byłoby być zorganizowanym cały czas. Przedstawię wam kilka moich patentów, które sprawdzają się zawsze i sprawiają, że jestem w stanie z doby wycisnąć pięć razy więcej.

1. DZIEŃ PLANOWANIA

Wyznacz jeden dzień na planowanie tygodnia. Najczęściej ludzie wybierają niedziele, ja jednak wolę sobotnie poranki.

a) Siadam wtedy z kalendarzem i robię dokładnie to, co zapisałam akapit wyżej – robię listę, dzielę na priorytety i wrzucam do kalendarza.

b) Poza tym planuję też menu na najbliższe 3-4 dni, a z niego spisuję listę zakupów. Dzięki temu idę na wielkie zakupy raz na 4 dni (a w teorii na 5-6, bo zawsze jakiś obiad zostaje) i nie tracę czasu na wielkie podróże po marketach. Poza tym, kiedy wiem, co na obiad, często jestem w stanie wcześniej go przygotować – np. udka wsadzić do piekarnika już rano, albo w wolnym czasie ugotować ryż czy podsmażyć mięso. To sporo ułatwia. Staram się też robić obiad na dwa dni, żeby codziennie nie stać przy garach.

c) Planuję treningi na cały tydzień. Wpisuję je do tabeli wraz z godzinami, w których je robię (bo często korzystam z siłowni) i codziennie wieczorem zerkam, co czeka mnie jutro. Wiem wtedy, że jadąc do miasta o 18, mogę wsiąść we wcześniejszy autobus i zrobić trening o 17, oszczędzając czas.

d) Kiedy się uczyłam w szkole, planowałam kiedy muszę zacząć się uczyć do danego sprawdzianu/matury. Zwykle uczyłam się dzień przed, ale np. sprawdziany z polskiego z epok zajmowały mi dwa dni, dlatego wyznaczałam, kiedy muszę zacząć i ile materiału przerobić. To niesamowicie ułatwiało pracę i sprawiało, że mało kiedy nauka była dla mnie upierdliwa -po prostu nie musiałam się uczyć dużej ilości materiału na raz.

e) Przeglądam też projekty do zrobienia w pracy, sprawdzam terminy i ustalam kolejność ich wykonywania.

f) Kiedy mam dużo pracy, mój dom wygląda jakby przeszedł w nim huragan. Postanowiłam coś  z tym zrobić i stworzyłam tygodniowy plan sprzątania. Codziennie do zrobienia jest jedna, maksymalnie dwie rzeczy, dzięki czemu zajmuje mi to mniej niż 30 minut, a dom jest czysty 24/7.

2. LISTA TYGODNIOWA

Mam w mojej aplikacji z listą rzeczy do zrobienia specjalną listę pod tytułem “rzeczy do zrobienia w tym tygodniu”. Codziennie na nią wchodzę, bo są rzeczy, których nie mam przypisanych do dat, a które mam zrobić w wolnym czasie. Dzięki temu ciągle pamiętam nawet o pierdołach.

3. ZAPISUJĘ

Kiedy tylko dochodzi nowe zadanie, od razu je zapisuję w liście do zrobienia i w kalendarzu. Zostawianie tego na później skutkuje u mnie tym, że o tym po prostu zapominam.

4. PAMIĘTAM O ODPOCZYNKU

Odpoczynek jest ważny. Ja ostatnio miałam kompletnego doła, bo pracowałam prawie całą dobę – nie licząc snu. Wstawałam od razu do komputera i przysypiałam odpisując na ostatnie maile klientów. Skończyło się tak, że obudziłam się ostatnio z takim uczuciem przytłoczenia, że nie byłam w stanie już nic zrobić i musiałam po prostu wyjść z domu i zająć myśli czymś innym, a i tak czułam ciągle stres i niepokój. Nigdy nie ignorujcie odpoczynku. Idealnie byłoby przeznaczyć każdy wieczór na relaks, ale wiem, że nie zawsze to jest możliwe. Niech więc chociaż co drugi dzień kończy się ulubionym serialem, książką albo fajną grą. Niedługo na blogu pojawią się listy z polecanymi przeze mnie tytułami z każdej z tych kategorii.

5. KORZYSTAM Z TELEFONU

Podpięłam wszystkie moje aplikacje do organizacji czasu (kiedyś napiszę o nich wpis, na razie testuję nowe i sprawdzam, która najlepiej mi pasuje) jednocześnie do telefonu i komputera, dzięki czemu przypomnienia przychodzą i tutaj, i tam. Zapisuję też rzeczy w papierowym kalendarzu, ale nie zawsze jestem w stanie je skontrolować, dlatego najlepiej sprawdza się u mnie system zapisywania i na papierze, i na telefonie/laptopie.

6. PAMIĘTAM, ŻE JESTEM CZŁOWIEKIEM

Więc nie piszę listy zadań długiej na dwa kilometry, bo nikt by tego nie zrobił. Zazwyczaj mam w ciągu dnia 1-4 zadania duże i kilka pomniejszych. Wtedy mam pewność, że wszystkie jestem w stanie wykonać.

7. PRZY STAŁEJ PRACY WYMYŚLAM ROZWIĄZANIA

Jeżeli chodzisz do pracy na etat lub studiujesz albo uczysz się w szkole, masz stały plan zajęć. Warto wtedy pamiętać, że często będzie tak, że wrócisz zmęczony z pracy/szkoły i nie będzie ci się chciało ćwiczyć, uczyć się czy prowadzić bloga (w zależności od tego, co chciałbyś robić). Dlatego warto szukać luk, okienek i miejsc, w które możesz to wcisnąć – masz na dziesiątą? Poćwicz rano. Masz okienko na studiach? Spokojnie możesz wtedy poczytać książkę/napisać wpis na bloga/zrobić zakupy. I tak dalej. Najważniejsze w organizacji wbrew pozorom wcale nie jest zapisywanie, a myślenie. To czysta logistyka.

Wiem, że strzelam sobie w stopę, publikując to w piątek wieczorem, ale może kogoś ten wpis natchnie do zrobienia soboty pełnej planowania! Ja kocham to robić! 🙂

Macie jeszcze jakieś patenty na rozciągnięcie doby lub skuteczne planowanie?