„Rany, mam tyle do zrobienia!” – co robić, kiedy masz dużo na głowie?

Stało się. Nadeszła sesja, koniec semestru w szkole, w pracy na pewno nie masz sezonu ogórkowego, albo po prostu nagle zwaliło się na ciebie mnóstwo dodatkowej roboty i nie wiesz, za co się zabrać. Zwykle w takich momentach robi się dwie rzeczy: albo rzucasz się w wir pracy i nagle budzisz się o szóstej rano z policzkiem przyklejonym do książki i w pokoju pełnym kubków po kawie, albo wpadasz w panikę i nie robisz nic, bo nie wiesz, od czego zacząć.

A mogło być inaczej.

Jestem właśnie w takim momencie. Nie wiem, gdzie miałam mózg, ale byłam pewna, że na zaliczenia mam dwa tygodnie i niemiło się rozczarowałam – mam jednak siedem dni. A to znaczy, że musiałam upchnąć milion prac na zaliczenie razem z moją normalną pracą, treningami (moje plany na najbliższy miesiąc), regularnym blogowaniem i spaniem (bo miło by było się przespać, tak raz na dobę). I starać się przy tym nie zwariować ani nie wpaść w jakiegoś mini-doła pod tytułem „O-Mój-Boże-Mam-Tak-Dużo-Roboty”.

W takim wypadku nic nie uratuje cię bardziej, niż dobry plan i odpowiednia organizacja. Dzięki temu nie dość, że będziesz w stanie ogarnąć jeśli nie wszystko, to większość rzeczy, to na dodatek może zdążysz jeszcze obejrzeć sobie serial. Albo chociaż połowę.

MAM DUŻO RZECZY DO ROBOTY – CO ROBIĆ?

Dobra, więc już do ciebie dotarło, że własnie zalała cię lawina rzeczy, które musisz zrobić i każda z nich ma palący termin – na już albo na wczoraj. Próbujesz nie wpaść w panikę, ale jest ciężko, bo wiesz, że tylko cyborg mógłby to wszystko zrobić.

To znaczy cyborg oraz ty. Jeśli tylko się przyłożysz.

Pierwsze, co zrobiłam, to podzieliłam moje obowiązki na bloki. Trening, blogi, praca, studia, dom – to „dziedziny” w których muszę działać w tym tygodniu.

Ponieważ jakoś nie uśmiecha mi się uwalenie ostatniego semestru, zaczęłam wszystko od organizacji zaliczeń. Szybka piłka: Word, tabelka i konkrety. Stworzyłam trzy kolumny – nazwę przedmiotu (np. grafika 3D), formę zaliczenia (praca pisemna na 5 stron) i kolumnę o nazwie „co muszę zrobić?”, gdzie od myślników wypisałam kolejne etapy działania ( 1. znaleźć temat pracy, 2. napisać pracę, 3. wysłać pracę do 10.06). Dzięki temu bardzo szybko pogrupowałam sobie wszystkie zaliczenia, uporządkowałam je i wiedziałam, w który dzień co mam zrobić, żeby zdążyć ze wszystkim.

Zresztą, wygląda to mniej więcej tak:

Następnie – praca. Zrobiłam analogiczną tabelkę, tyle, że z klientami i zleceniami. Jaki klient, co trzeba zrobić, co zostało do zrobienia, co ja muszę załatwić lub wysłać. Mając to przed oczami jestem w stanie sensownie ustalić sobie pracę, np. wiem, że muszę dzisiaj wykonać telefon, żeby jutro zacząć projekt, albo że muszę tylko zmienić jedną rzecz, żeby skończyć drugi projekt i dostać już za to wypłatę – czyli mieć to z głowy.

Trzecie – treningi. Zalogowałam się na stronę siłowni, zapisałam się na tydzień zajęć z góry – przynajmniej mam z głowy planowanie i wiem, co i kiedy mnie czeka.

Blogi. Pisanie wpisów wciskam w wolną chwilę. Dlatego może w tym tygodniu wpisy będą ukazywały się wieczorami, ale chyba mi to wybaczycie.

No i dom. Tutaj nie ma co planować, po prostu w przerwach między zajęciami i pracą chodzę i sprzątam na bieżąco, bo chociaż uwielbiam porządek, to w trakcie sesji potrafię zamienić mieszkanie w lokal, który wygląda, jakby przeszło tam tornado i wywaliło wszystkie ubrania z szafy.

DRUGI KROK – ROZPLANUJ

Kiedy już wiem, co dokładnie mnie czeka – a jest tego przerażająco dużo – otwieram kalendarz i próbuję mniej-więcej zaplanować sobie nadchodzący tydzień. Nie trzymam się ściśle godzin (no, może oprócz treningów, oczywiście) i po prostu przy każdym dniu wypisuję zadania, które muszę dziś zrobić, żeby jakoś to wszystko ogarnąć. Banalne, nie?

Niby tak, ale większość osób tego nie robi i połowa rzeczy zostanie zapomniana, pominięta albo nie zrobiona. Rozpisując to wszystko dokładnie i opierając się o tabelki, które zrobiłam wcześniej, planuję z głową: nie robię pracy, którą mam na piątek, bo wiem, że ważniejsza jest audycja, którą muszę zrobić na czwartek. Mam wypisane wszystkie daty, zadania, kroki, które muszę podjąć – idzie mi szybciej. Poza tym, kiedy rozbiję zaliczenie na małe zadania (załatwić notatki, zrobić prezentację, napisać pracę) mogę to rozłożyć w czasie na dwa dni i już jest o wiele lżej.

Jeżeli macie Androida, dobrym sposobem jest korzystanie z kalendarza Google – uzupełniacie go na komputerze, a potem przypomnienia przychodzą wam na telefon. Jeżeli tak jak ja jesteście hipsterami i korzystacie z Windows Phone (tak w ogóle, to przybijcie piątki) to najlepiej sprawdza się hotmail i jego kalendarz. Niejeden raz uratował mi życie. Serio.

MOJE PATENTY

Wstań wcześnie – przynajmniej około siódmej. Wiem, nie chce się i w ogóle kto tak rano wstaje, ale im wcześniej wstaniesz, tym więcej zrobisz. Około 13.00-15.00 człowiek się rozleniwia i potrzebuje potem czasu, żeby wrócić do siebie. To samo jest wieczorem – kiedy jest późno, będzie dużo ciekawszych rzeczy niż siedzenie nad książkami. Albo projektem. Późne godziny wieczorem powinny być przeznaczone na relaks, bo widzicie, to też jest potrzebne.
Znajdź chociaż godzinę dla siebie. Jeśli trzeba, to właśnie przed snem. Obejrzyj odmóżdżający serial, zagraj w coś, posiedź bezczynnie na facebooku. Nie ma nic gorszego, niż zapętlanie się i pracowanie non stop – rzeczywiście, może wszystko zrobisz szybciej, ale po dwóch dniach będziesz miał kompletnie dosyć.
Patrz na to, co jesz. Ja mam w ogóle dwa patenty na momenty, w których kompletnie nie mam czasu. Po pierwsze, gotuję przynajmniej na dwa dni – nie tracę wtedy tyle czasu w kuchni , po drugie – jeszcze większą wagę staram się przykładać do diety, bo im lżej jem, tym lepiej się czuję. Nie ma wtedy jakiegoś takiego zamulenia po posiłku, nie muszę odpoczywać. Główne zasady: jedz lekkostrawne potrawy, nie najadaj się i nie przejadaj się i nie pij zbyt wielu słodkich napoi, bo po chwilowym kopie energii nagle opadniesz z sił. Lepiej zjeść mniej, niż za dużo, uwierz mi.
W tej chwili ustaw sobie motywacyjną tapetę na pulpit. Najlepiej taką w stylu „rusz tyłek”. Wiadomo, żebyś ruszył tyłek.
Daj sobie bana na facebooka i inne portale społecznościowe. Wyznacz jakieś konkretne godziny w ciągu dnia, kiedy możesz wejść na te portale: traci się tam NIESAMOWITĄ ilość czasu, a człowiek w ogóle nie zdaje sobie z tego sprawy.
Nie bój się prosić o pomoc. Powtarzam to sobie za każdym razem, bo najchętniej wszystko zrobiłabym sama, ale wiem, że nie powinno tak być. Jeżeli prezentację może ci zrobić chłopak, przyjaciółka albo twój kot i chce to zrobić – pozwól mu. Nawet, jeśli to pierdoła, która zabierze dwie minuty – zyskasz te dwie minuty. Na przykład po to, by zrobić sobie herbatę.
Spróbuj kombinować. Jeżeli możesz poprosić profesora o inny termin, załatwić coś szybciej lub później, dołączyć do projektu grupowego, skrzyknąć się ze znajomymi – zrób to. Nie bój się pytać, bo zazwyczaj wystarczy tylko poprosić i ludzie idą ci na rękę. Przecież nie żyjesz w otoczeniu potworów bez serca 🙂
Ustal priorytety. Razem z tabelką i kalendarzem – co musisz NAPRAWDĘ zrobić? Ja często robię błąd, bo piszę listę rzeczy do zrobienia i potem gdy ją analizuję, okazuje się, że połowa rzeczy wcale nie jest ważna, tylko wynika z moich dziwnych ambicji. Nie ma czasu na ambicję. Masz zrobić to, co naprawdę musisz zrobić, a nie to, co chciałbyś ogarnąć. Skup się. A teraz przejrzyj pięć razy swoją listę rzeczy do zrobienia.
Uświadom sobie, że ludzie sobie jakoś radzą. Sesja, ciężki okres w pracy, oceny w szkole – nie jesteś sam na tym świecie, niektórzy mają gorzej, a jakoś dają radę. A to znaczy, że ty też dasz.